Pourtant, une grande partie du savoir précieux des organisations reste informelle, dispersée entre les employés et souvent non documentée. Comment structurer et organiser ces connaissances pour les transformer en ressources réutilisables ? Quels outils et techniques permettent de capturer efficacement l’expertise interne ? Et comment les vidéos de formation peuvent-elles jouer un rôle clé dans ce processus ? Plongeons dans l’analyse de ces enjeux.
Le savoir informel est souvent transmis oralement, par l’expérience terrain, les échanges entre collègues ou encore des astuces développées au fil du temps. Ce type de connaissances est essentiel, mais reste fragile : il peut disparaître avec le départ d’un employé ou être mal compris s’il est retransmis de manière incomplète.
Pour structurer ce savoir et en faire un actif durable, voici quelques bonnes pratiques :
1. Centraliser l’information dans un référentiel unique
L’un des premiers défis de la gestion des connaissances en entreprise est la dispersion de l’information. Lorsqu’un savoir est stocké dans plusieurs endroits, transmis oralement ou partagé par courriel, il devient difficile d’y accéder rapidement et efficacement. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place un référentiel unique où l’ensemble des collaborateurs peut retrouver facilement les procédures, guides et meilleures pratiques.
Un référentiel bien structuré ne sert pas uniquement à stocker de l’information ; il devient un véritable outil stratégique pour la transmission des connaissances et la formation continue des employés.
2. Standardiser les formats de documentation
Pour que l’information soit réellement exploitable et réutilisable, il est crucial de définir des formats clairs et homogènes. Une documentation bien structurée permet d’éviter la perte de temps et d’assurer une compréhension uniforme des processus à travers l’organisation.
L’objectif est de faciliter la compréhension immédiate et de rendre les documents vivants, engageants et faciles à consulter en situation de travail.
3. Favoriser la mise à jour continue des connaissances
Un référentiel de connaissances est un organisme vivant : il doit évoluer en permanence pour refléter les meilleures pratiques et l’évolution des métiers. Si l’information devient obsolète, elle risque d’induire en erreur les employés et de nuire à l’efficacité des processus.
En intégrant ces principes, l’entreprise assure que son capital intellectuel est non seulement préservé, mais aussi continuellement optimisé, offrant un avantage concurrentiel durable.
La capture des connaissances nécessite une approche méthodique et des outils adaptés. Voici quelques techniques éprouvées :
1. Les entretiens d’expertise
Organiser des entretiens avec des employés expérimentés pour extraire leur savoir-faire. Ces entretiens peuvent être filmés ou retranscrits en guides pratiques.
2. L’observation terrain et l’analyse des tâches
Suivre un expert dans l’exécution de ses missions permet d’identifier les étapes clés et les meilleures pratiques à documenter.
3. Le mentorat et le partage de connaissances
Mettre en place des programmes de mentorat où les employés expérimentés forment les nouveaux arrivants, en les accompagnant dans l’apprentissage des savoirs critiques.
4. L’utilisation d’outils numériques collaboratifs
Les outils numériques jouent un rôle clé dans la capture, la gestion et la diffusion des connaissances au sein des entreprises. Voici quelques solutions efficaces pour structurer et partager le savoir collectif :
En combinant ces outils, l’entreprise optimise la transmission des connaissances, favorise le partage d’expertise et renforce l’autonomie des employés dans leur apprentissage.
Les vidéos de formation sont un levier puissant pour transformer le savoir en contenu structuré et accessible. Elles offrent plusieurs avantages :
1. Un apprentissage immersif et engageant
Contrairement aux documents écrits, la vidéo stimule plusieurs sens à la fois, rendant l’apprentissage plus dynamique et mémorable. Les démonstrations visuelles permettent de voir concrètement comment réaliser une tâche, ce qui facilite l’assimilation rapide des compétences et réduit les risques d’erreurs. De plus, la vidéo crée une expérience immersive en plongeant l’apprenant dans un contexte réel. En observant un expert exécuter une tâche, l’employé peut mieux comprendre le rythme, les gestes techniques et l’enchaînement logique des étapes, éléments qui sont souvent difficiles à transmettre à l’écrit.
2. Une transmission fidèle du savoir
Filmer un expert en action permet de capturer avec précision non seulement les connaissances formelles, mais aussi les subtilités et les bonnes pratiques qui ne sont pas toujours documentées dans les guides écrits. Ces détails, souvent issus de l’expérience et de l’intuition, jouent un rôle clé dans l’optimisation des opérations et l’efficacité des processus.
Dans la réalité du travail, certaines étapes ne figurent pas dans les procédures officielles, mais sont pourtant essentielles au bon fonctionnement d’une tâche.
3. Une accessibilité et une flexibilité accrues
L’un des grands avantages des vidéos de formation est qu’elles permettent un apprentissage en libre-service, accessible à tout moment et depuis n’importe quel appareil. Contrairement aux formations en présentiel, où la disponibilité des formateurs et des employés peut être une contrainte, les vidéos offrent une solution asynchrone, permettant à chacun d’apprendre à son rythme.
4. Un gain de temps pour la formation
Former individuellement chaque nouvel employé ou rappeler certaines consignes à des équipes déjà en place peut s’avérer chronophage pour les formateurs et les gestionnaires. Une vidéo bien conçue automatise cette transmission de savoir, permettant de répéter les explications de manière identique et cohérente, sans mobiliser constamment des ressources humaines.
5. Un support idéal pour la formation continue
Dans un environnement en constante évolution, où les outils, les réglementations et les méthodes de travail changent régulièrement, il est crucial d’avoir des supports de formation facilement actualisables. La vidéo est un média évolutif, qui peut être adapté en fonction des besoins et intégré dans des programmes de formation continue.
Transformer le savoir informel en actif structuré est un atout stratégique pour les entreprises. En centralisant et en structurant les connaissances, en utilisant des outils de capture adaptés et en exploitant le potentiel des vidéos de formation, les organisations peuvent mieux préserver, transmettre et valoriser leur expertise. Cette démarche favorise non seulement la montée en compétences des employés, mais aussi la pérennité et l’innovation au sein de l’entreprise.
Remarque : Cet article a été généré avec l'assistance de l'intelligence artificielle, sous la supervision et la révision de notre équipe éditoriale.
